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DATENLÖSCHUNG (CASE STUDY)

 
Deutsche Unternehmen vernachlässigen Datenlöschung

Eine kürzlich erfolgte Umfrage von Kroll Ontrack zeigt, dass sehr viele deutsche Unternehmen die betriebliche Datenlöschung noch stark vernachlässigen.
 
Laut Studie ist den Unternehmen in Deutschland die Brisanz vertraulicher Daten durchaus bewusst: Fast drei Viertel der Unternehmen (73%) besitzen einen Aktenvernichter oder Schredder, damit Firmenpapiere und -Akten bedenkenlos entsorgt werden können. Eine professionelle Lösung für die Vernichtung elektronischer Daten besitzen jedoch nur 40% der befragten Unternehmen, eine Regelung für die Entsorgung von IT-Altgeräten gibt es gar nur in 12% aller Unternehmen.
 
 
TRADEFINITY: SICHERE DATENLÖSCHUNG

Für Firmen gibt es jedoch eine einfache Lösung, wie sie diesem Problem entkommen können. Unternehmen wie beispielsweise die TRADEFINITY GmbH kümmern sich um die komplette Logistik im Bereich IT-Systeme. Als Spezialist für IT-Leasing und -Brokerage sorgt TRADEFINITY dafür, dass – ganz egal ob es sich um geleaste Geräte handelt, die zurückgegeben werden, oder Altgeräte, die verkauft werden – alle Datenträger sicher und zuverlässig gelöscht werden. Damit dieses System auch aus Compliance-Sicht anerkannt wird, verfügt der Dienstleister über eine DEKRA-Zertifizierung, die sowohl Datenlöschung per Software und Degausser als auch Datenträgervernichtung und Transport umfasst.
 
 
PROFESIONELLE DATENLÖSCHUNG WIRD NUR VON EINEM DRITTEL GENUTZT
 
Immerhin entsorgen 28% der Unternehmen ihre IT-Altgeräte über einen professionellen Dienstleister. In vielen Firmen ist die Datenlöschung und Altgeräteentsorgung jedoch immer noch Vertrauenssache. So kümmern sich zwei Drittel der befragten Unternehmen selbst um die Entsorgung (34%) oder lagern die Geräte intern ein (32%). Für die Datenlöschung ist in über der Hälfte dieser Fälle (56%) die IT-Abteilung zuständig, 17% der Firmen vertrauen ihren Mitarbeitern soweit, dass diese mit der Löschung beauftragt werden. Nur etwa 15% nehmen tatsächlich die Dienste eines Datenlöschungsspezialisten in Anspruch.
 


Noch bedenklicher ist hierbei, dass die Datenlöschung kaum ernsthaft kontrolliert wird. In knapp der Hälfte der Unternehmen (44%) ist die IT-Abteilung sowohl für die Löschung als auch die Kontrolle zuständig. Dies stellt im Hinblick auf die Compliance ein großes Problem dar. So können sowohl Unternehmen als auch Unternehmensführung im Falle eines Datenmissbrauchs haftbar gemacht werden. Generell ist Compliance ein heikles Thema bei den befragten Unternehmen. Denn nur in knapp 1% der Fälle überwacht ein Compliance- bzw. Datenschutz-beauftragter die Datenlöschung. Im Gegensatz dazu wird die Datenlöschung in einem Viertel der Unternehmen überhaupt nicht überprüft.
 
Immerhin setzen gut 65% der befragten Firmen entweder auf professionelle Datenlöschungs-Software oder physikalische Geräte zur Vernichtung von Datenspeichermedien wie Schredder und Degausser, um sensible Daten zuverlässig zu vernichten. Leider weiß aber auch ein Fünftel der Befragten nicht einmal, wie in ihrem Unternehmen mit dem Thema Datenlöschung verfahren wird. Gerade dieser Punkt zeigt, dass vielen noch gar nicht bewusst ist, welche Schäden durch Datenmissbrauch entstehen können.
 
 
DEKRA ZERTIFIZIERUNG
 
Da andere Produkte im Bereich der Datenlöschung meist einem größeren Zeitaufwand unterliegen, entschied sich das Unternehmen in seinem TRADEFINITY Service-Center in Mörfelden zusätzlich für einen Degausser von Kroll Ontrack, dem Spezialisten für Datenrettung, Datenlöschung und Information Management. Der Ontrack Eraser Degausser 3.0 ist voll integriert in die zertifizierten Löschprozesse und befindet sich in einem separat abgetrennten und eigens gesicherten Bereich.

Bevor der Dienstleister das Produkt von Kroll Ontrack in seinen Prozess aufnahm, wurde bereits eine Vielzahl an Konkurrenzprodukten getestet und integriert. Der Ontrack Eraser Degausser überzeugte die Verant- wortlichen bei TRADEFINITY von Anfang an durch seine leichte Bedienung und die hohe Geschwindigkeit.

Aufgrund seiner Mobilität und der Tatsache, dass der Ontrack Eraser Degausser bis zu sechsmal so schnell ist als vergleichbare Geräte, kann die Datenlöschungs-Dienstleistung sowohl im TRADEFINITY Service Center, als auch direkt beim Kunden wirtschaftlich angeboten werden. Das Gerät ist außerdem für den ganztägigen Dauerbetrieb ausgelegt, sodass quasi rund um die Uhr Festplatten und Datenspeicher-Bänder entmagnetisiert werden können. Diese Leistung wird von TRADEFINITY voll ausgeschöpft – mit ca. 5.000 bis 6.000 degaussten Speichermedien und zwischen 13.000 und 15.000 gelöschten Medien insgesamt.

Alle so gelöschten und entmagnetisierten Datenträger werden anschließend per Löschbericht sowohl im eigenen Asset-Management-System als auch im Warenwirtschaftssystem vermerkt. Dies sorgt für eine lückenlose und jederzeit nachvollziehbare Dokumentation, die die Ansprüche der DEKRA im Rahmen der regelmäßigen Zertifizierung, aber vor allem die Ansprüche der Kunden, voll erfüllt.
 
 
GANZHEITLICHE PARTNERSCHAFT

Doch nicht nur die reine technische Leistung des Degaussers war ausschlaggebend für die Kooperation von TRADEFINITY mit Kroll Ontrack. Ein weiterer Grund war die bereits seit längerem bestehende Zusammenarbeit im Supportbereich sowie die langjährige Kompetenz und Erfahrung von Kroll Ontrack als weltweiter Marktführer in der Datenrettung, Datenlöschung und Information Management.

TRADEFINITY ist mit einem starken Partner wie Kroll Ontrack auch für die Zukunft der Datenlöschung, mit seinem Degausser gut gerüstet. Denn in Unternehmen werden auch zukünftig große Mengen an vertraulichen Daten und Informationen erstellt und gespeichert werden, die nicht das Haus verlassen dürfen. Und damit der Compliance-Aspekt nicht vernachlässigt wird, sorgen TRADEFINITY und Kroll Ontrack dafür, dass jeder Datenträger – egal ob Festplatte oder Datensicherungs-Band – vollständig gelöscht und entmagnetisiert ist. So besteht garantiert keine Gefahr, dass plötzlich unternehmenskritische Daten beispielsweise bei eBay auftauchen oder in die Hände von Konkurrenzfirmen fallen. Denn sichere Datenlöschung ist und bleibt ein wesentlicher Bestandteil der Datensicherheit und sollte als wichtiger Aspekt in Desaster Recovery Pläne von Unternehmen aufgenommen werden.
 
 
WIE KANN MAN DATEN SICHER LÖSCHEN?
 
Für Unternehmen gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie sich Daten sicher und unwiderruflich löschen lassen.

Löschung per Software
 
Hier werden die Daten durch mehrmaliges Überschreiben unlesbar gemacht. Der komplette Überschreibungsvorgang wird dokumentiert, was gerade im Hinblick auf Compliance-Richtlinien hilfreich ist. Allerdings sind viele auf dem Markt erhältliche Lösungen nicht hundertprozentig sicher. Daher sollten sich Unternehmen immer an Spezialisten wenden, wenn sie über den Einsatz einer Datenlöschungs-Software nachdenken.

Entmagnetisieren
 
Hierbei werden magnetischen Datenträger durch ein starkes Magnetfeld im sogenannten Degausser in Sekundenschnelle zerstört. Dies funktioniert auch bei defekten Geräten. Die Feldstärke des Degaussers sollte mindestens 10.000 Gauss betragen, damit die Wirksamkeit garantiert ist.

Physikalisches Zerstören
 
Hier wird der Datenträger mechanisch geschreddert. Die Daten sollten allerdings vorher per Software oder Degausser gelöscht werden, damit tatsächlich keine Rekonstruktion erfolgen kann.
 
 
KEIN FAHRLÄSSIGER UMGANG MIT ALTGERÄTEN

Um sicherzustellen, dass vertrauliche Daten auf nicht mehr benötigten Speichermedien auf keinen Fall in falsche Hände geraten, sollten Unternehmen die folgenden Tipps berücksichtigen:
 
Eine Regelung zur sicheren Entsorgung von IT-Altgeräten ist ein essentieller Teil der IT-Sicherheitsbestimmungen. Stellen Sie eine solche Regelung auf und sorgen Sie dafür, dass sie im Unternehmen bekannt ist und beachtet wird.
 
Aus Sicherheits-, aber auch aus Compliance-Gründen ist es wichtig, Datenlöschung und -Kontrolle zu trennen. Sie können beispielsweise die IT-Abteilung mit der Datenlöschung beauftragen und einen Compliance-Beauftragten oder eine externe Firma mit der Kontrolle. Oder Sie geben die gesamte Datenlöschung an einen Dienstleister, der die sichere Abwicklung inklusive Kontrolle garantiert.
 
Vertrauliche Daten finden sich nicht nur auf PC- und Server-Festplatten. Beziehen Sie auch mobile Geräte, Drucker und Kopierer, sowie externe Speichermedien in die Regelung zur sicheren Datenlöschung mit ein.
 
Welche Lösung für Ihr Unternehmen die richtige für die Datenlöschung ist, hängt von Ihrem Bedarf ab: Haben Sie nur wenige Speichermedien zu löschen, die Sie danach eventuell wiederverwenden wollen, ist eine Software-Lösung das Mittel der Wahl. Für größere Mengen eignet sich eher ein Degausser. Und wenn Ihnen intern die Ressourcen fehlen, können Sie die Datenlöschung einem Dienstleister übergeben.
 
 
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